Com a constante modernização do agronegócio, a pecuária leiteira teve sua complexidade aumentada, de forma a ultrapassar as porteiras das fazendas e englobar um amplo conjunto de atividades e setores que compõe a cadeia produtiva. Neste cenário, torna-se essencial que o produtor rural adote uma nova visão administrativa e de gestão dos seus negócios, independentemente do tamanho da propriedade ou do sistema de produção.
Em outras palavras, o aumento da eficiência produtiva é determinante para a competitividade do setor leiteiro, e, ao enxergar e conduzir a propriedade rural como uma empresa, o gestor entende as particularidades e a importância de cada etapa da produção, do gerenciamento do rebanho até a captação e o escoamento do leite. E o método adotado como referência é o Ciclo PDCA (do inglês PLAN – DO – CHECK – ACTION), uma forma de exercer as funções administrativas de forma cíclica e em etapas.
A primeira fase diz respeito a planejar, onde, por meio de dados sobre investimentos, processos e opções de produção, preços de insumos e produtos, fatores ecológicos, infraestrutura e outros, programa-se uma decisão a ser tomada. A segunda, fazer (Do, do inglês desenvolver, executar), caracteriza o desenvolvimento da ação pensada no planejamento, e é importante que as pessoas envolvidas nesta etapa sejam treinadas quanto ao objetivo, a meta e o método adotados.
Na terceira etapa, é importante checar os resultados das ações executadas na fase anterior. É aqui que os dados coletados são comparados com as metas e os objetivos estabelecidos, e, caso sejam positivos, os métodos são mantidos, criando um padrão. Em termos práticos, caso uma nova forma de manejo do rebanho seja testada e apresentar benefícios à cadeia produtiva da fazenda, é interessante mantê-la.
Contudo, caso sejam encontrados problemas ou oportunidades de melhorias, estes devem ser tratados através do agir (ou action, no original em inglês). O princípio é simples: caso algo se mostre improdutivo, deve-se primeiro verificar se o padrão foi ou não obedecido, para então remover e/ou substituir a causa de insucesso.